Baza wiedzy

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej:

• daje nam możliwość optymalizacji i redukcji kosztów - dokumentacja pracownicza w formie papierowej również wymaga odpowiedniego standardu ochrony, wobec czego odpowiednio przygotowane przejście do formy cyfrowej może ostatecznie okazać się formą wygodniejszą i tańszą;

• pozwala na szybkie tworzenia i podpisywanie dokumentów oraz zapewnia ich niezmienny charakter;

• usprawnia pracę w działach HR, pozwalając na większą swobodę oraz łatwość w zarządzaniu obiegiem dokumentów – coraz częściej umowy, jak i inne dokumenty tworzone oraz akceptowane są w formie elektronicznej;

• pozwala osobom do tego uprawnionym na dostęp do dokumentacji w każdym czasie i miejscu;

• eliminuje prowadzenie dokumentacji w wersji papierowej  – po kilku latach pracy akta pracownika mogą osiągnąć zakres nawet kilkuset stron;

wpływa na ochronę środowiska (trend paperless)  – bądźmy świadomi nowych rozwiązań i w sposób umiejętny korzystajmy z nich, przyczyniając się do wielkich rzeczy.
 

Samo przejście z prowadzenia dokumentacji w formie papierowej na formę elektroniczną wymaga od pracodawcy sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów pracowniczych
oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
 
Zapewne na myśl przychodzi wam jedno pytanie: Co w takim razie zrobić z dokumentem w wersji papierowej?  
Należy umożliwić pracownikowi w określnym terminie odbiór takiego dokumentu. Jeżeli pracownik terminu tego nie dotrzyma, pracodawca ma prawo nieodwracalnie zniszczyć dokument.
 
Jednocześnie decydując się na zmianę formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną należy pamiętać o procesach przygotowawczych, tj. w szczególności:

• wypełnieniu obowiązków informacyjnych wobec pracowników;

• wdrożeniu odpowiednich procedur opisujących zasady oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników;

• zapewnieniu przechowywania dokumentacji pracowniczej w jakości spełniającej minimalne wymagania przewidziane przepisami prawa;

• przeprowadzeniu oceny ryzyka zagrożeń.

Pomimo konieczności spełnienia określonych wymagań digitalizacja dokumentacji pracowniczej to z pewnością obszar, którym warto się zainteresować, zwłaszcza wobec obecnie popularnej pracy zdalnej.